Notat- og journaliseringspligt

Hvem er omfattet?
På Forsvarsministeriets område er alle ansatte forpligtiget til at overholde de forvaltningsretlige regler om såvel notatpligt som journaliseringspligt.
 
Hvornår er der notatpligt?
Notatpligten indtræder, når du som ansat ved en af Forsvarsministeriets myndigheder bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.
 
Notatpligten gælder alene i afgørelsessager, hvilket betyder, at notatpligten ikke gælder for en myndigheds faktiske forvaltningsvirksomhed eller i forbindelse med det offentliges indgåelse af kontraktforhold eller andre privatretlige dispositioner.
 
Pligten til at gøre notat gælder i princippet uanset på hvilken måde, du/myndigheden bliver bekendt med en oplysning af betydning for sagens afgørelse.

Er du i tvivl om, hvorvidt du har pligt til at gøre notat, så tilrådes det at udarbejde et notat om de pågældende oplysninger, således at notatet senere hen kan indgå i en eventuel sag. 

Pligten gælder ikke i tilfælde, hvor en myndighed udarbejder en indstilling eller udtalelse til en anden forvaltningsmyndighed. Notatpligten gælder heller ikke, hvis oplysningerne allerede fremgår af sagens dokumenter. Der er endvidere ikke pligt til at gøre notater om udenforståendes eller myndighedens egne tilkendegivelser af vurderinger, standpunkter eller argumenter, der angår, hvorledes en sag skal afgøres.
 
Oplysninger, der eksempelvis kommer fra en anden myndighed, er der notat- og journaliseringspligt om. Det kan også være oplysninger, der udveksles mundtligt mellem eksempelvis ansatte ved den samme myndighed, eller som stammer fra andre sager ved myndigheden.

Der er også notat- og journaliseringspligt om referencer, hvis der i ansættelsessager indhentes referencer om ansøgere til stillinger, uanset om det er referencer, der indhentes hos tidligere arbejdsgivere eller hos andre myndigheder i Forsvaret, hvor ansøger tidligere har været beskæftiget.

Eksempler på faktuelle oplysninger, som er omfattet af notatpligten, er oplysninger om iagttagelser, resultater af foretagne målinger og andre undersøgelser, fastslåede oplysninger om økonomiske (for eksempel skattemæssige) forhold og oplysninger angående et bestemt hændelsesforløb.

Som eksempler på eksterne faglige vurderinger kan nævnes en teknisk eller videnskabelig vurdering af et forhold, f.eks. resultatet fra et møde med et rådgivende ingeniørfirma eller en anden myndighed, som skal indgå i myndighedens afgørelse.

Desuden er du/myndigheden forpligtiget til at tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt i afgørelsessager. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt der er tale om et væsentligt sagsekspeditionsskridt, skal du som tommelfingerregel gøre et notat på sagen om det pågældende ekspeditionsskridt.

Der gælder ingen særlige formkrav til, hvor eller hvordan du konkret skal notere oplysninger i henhold til notatpligten. Det afgørende er, at du får noteret oplysningerne på en måde, der gør det muligt efterfølgende at finde oplysningerne igen, for eksempel i forbindelse med en anmodning om aktindsigt.

Du har pligt til at gøre notat om de ovenfor beskrevne oplysninger snarest muligt efter, at du har modtaget dem, eller snarest muligt efter at du på anden måde er blevet bekendt med en oplysning, som er omfattet af notatpligten.

Hvornår er der journaliseringspligt?
Du skal journalisere et dokument, hvis du kan svare JA til, at følgende to betingelser er opfyldt:

1. Dokumentet er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.
2. Dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Skal et dokument journaliseres, skal det ske snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.

Eksempler på dokumenter, der altid skal journaliseres, er f.eks. breve til og fra borgere, afgørelser, høringsbreve, rykkerbreve, ansættelsesbreve, allonger til ansættelsesbreve mv. Desuden skal telefonnotater (§ 13-notater) ligeledes altid journaliseres.

Eksempler på dokumenter, der ikke er omfattet af journaliseringspligten, er f.eks. bøger, aviser, tidsskrifter, reklamer, tryksager, kort, brochurer, takkeskrivelser og diverse indbydelser mv.

Modtagne eller afsendte e-mails skal også journaliseres, hvis den enkelte e-mail har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Der er dog ganske mange e-mails, som ikke skal journaliseres, fordi de har en mere uformel karakter. Som eksempel kan nævnes de tilfælde, hvor e-mails erstatter samtale mellem sagsbehandlere, og som har et planlæggende eller koordinerende sigte.

Udgangspunktet er, at sædvanlige papirbreve (f.eks. breve fra eller til en borger) skal være journaliseret 3-4 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. E-mails skal være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen. FPS anbefaler, at journalisering sker hurtigst muligt.

Journaliseringsfristen kan forlænges, hvis den pågældende sagsbehandler er fraværende, f.eks. på grund af ferie, sygdom, kursusdeltagelse, tjenesterejse eller lignende.

Journaliseringen skal ske således, at der er oplysning om dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse samt en kort, dækkende angivelse af dokumentets indhold.

Det forhold, at et dokument ikke er blevet journaliseret, indebærer ikke, at dokumentet er undtaget fra aktindsigt.
Du skal derfor stadig vurdere, om der kan gives aktindsigt i dokumenter, der ikke er journaliseret på sagen, men som er indgået i behandlingen af den. Disse dokumenter skal dog være journaliseret senest på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til aktindsigtsanmodningen.

Se nærmere om lovgrundlaget for notat- og journaliseringspligt:

Offentlighedslovens § 13
Stk. 1. I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., skal den pågældende myndighed m.v., når den mundtligt eller på anden måde bliver bekendt med oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, der er af betydning for sagens afgørelse, snarest muligt gøre notat om indholdet af oplysningerne eller vurderingerne. Det gælder dog ikke, hvis oplysningerne eller vurderingerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
Stk. 2. En myndighed m.v. skal i sager, hvor der vil blive truffet en afgørelse, endvidere snarest muligt tage notat om væsentlige sagsekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.
Stk. 3. Notatpligten efter stk. 1 og 2 gælder ikke i forbindelse med behandlingen af sager inden for straffe-retsplejen.

Offentlighedslovens § 15
Stk. 1. Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der foreligger i endelig form.
Stk. 2. Et dokument omfattet af stk. 1, som forvaltningsmyndigheden har modtaget eller afsendt, skal journaliseres snarest muligt efter dokumentets modtagelse eller afsendelse.
Stk. 3. Journalsystemet skal være indrettet således, at det indeholder følgende oplysninger om de dokumenter, der journaliseres:
1) Dato for dokumentets modtagelse eller afsendelse.
2) Kort tematisk angivelse af dokumentets indhold.
Stk. 4. Pligten til at journalisere efter stk. 1-3 gælder for statslige forvaltningsmyndigheder omfattet af § 2 og kommunale og regionale enheder, der kan henregnes til den kommunale og regionale centralforvaltning.
Stk. 5. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om helt eller delvis at undtage forvaltningsmyndigheder m.v., der er omfattet af stk. 4, fra pligten til at journalisere.
Stk. 6. Vedkommende minister kan efter forhandling med justitsministeren fastsætte regler om, at pligten til at journalisere efter stk. 1 og 2 også skal gælde for kommunale og regionale enheder samt selskaber m.v., der ikke er omfattet af stk. 4.

Kontaktoplysninger
Spørgsmål vedrørende dette emne kan rettes til Juridisk Afdeling på adressen: FPS-KTP-JURA@mil.dk