Mangfoldighed ved ansættelse og rekruttering
Her kan du finde information på en række områder, du med fordel kan overveje i en rekrutteringsproces.
Det er ikke sikkert, at alle emnerne er relevante hos dig. Men vi håber, du kan finde støtte og inspiration til at tænke mangfoldighed ind, når du skal rekruttere.
Hvad er det aktuelle behov
Når der er behov for nye eller flere kræfter, så er det oplagt at kigge efter kandidater, som supplerer de nuværende kompetencer i din besætning, dit kontor eller afdeling.
For at identificere dit behov skal du være afklaret med din nuværende situation. Prøv først at kortlægge hvilke kompetencer det konkrete team indeholder, og bliv derigennem klar over hvilke ønskelige erfaringer og perspektiver, som teamet ikke rummer.
Når der er behov for nye eller flere kræfter, så er det oplagt at kigge efter kandidater, som supplerer de nuværende kompetencer i din besætning, dit kontor eller afdeling.
For at identificere dit behov skal du være afklaret med din nuværende situation. Prøv først at kortlægge hvilke kompetencer det konkrete team indeholder, og bliv derigennem klar over hvilke ønskelige erfaringer og perspektiver, som teamet ikke rummer.
Rekrutterer I målrettet kandidater med en anden uddannelse, et andet køn, en anden nationalitet eller kulturel baggrund end flertallet, en anden faglighed eller fra en anden aldersgruppe – eller kort sagt, et andet erfaringsgrundlag end de nuværende ansatte – så kan det bringe anderledes erfaringer, tilgang og perspektiver til din opgaveløsning.
Hvis du genbesætter en stilling, så tænk over, om der kommer nye eller ændrede opgaver til, inden du lægger dig fast på, hvilken type kandidat du søger. Skal stillingsindholdet og niveauet være det samme som før?
Her vil FPS HR-konsulent kunne støtte dig i processen.
I nogle tilfælde kan det være en stor gevinst, hvis du vælger at bruge lidt mere tid på at identificere behovet, end du måske før har gjort. På samme måde er det også til gavn for mangfoldigheden, hvis du forsøger at gribe rekrutteringsprocessen anderledes an, end du plejer. Hvis du er vant til at køre rekrutteringer og samtaler, så tager rutinen måske over og det øger sandsynligheden for, at du rekrutterer en medarbejder, der ligner de nuværende eller den, der før sad i stillingen.
Hvis du anvender et ansættelsesudvalg, eller skal have en kollega med til samtalerne, så kan du med fordel vælge at indtænke mangfoldighed, når du vælger hvem, der skal deltage. Overvej hvilket udbytte du får af at invitere en kollega med, der komplementerer dig bedst muligt eller at du sammensætter et mangfoldigt ansættelsesudvalg.
Hvis du vil have en idé om, hvordan du kan vurdere hvor mangfoldigt dit team eller ansættelsesudvalg er, så kan du måske bruge guiden til mangfoldighedstal herunder.
Check mangfoldigheden
I hverdagen tænker de færreste af os på, hvor ens eller forskellige vi er. Det kan mange gange være svært at få øje på, om man har en mangfoldig organisation, afdeling, projektgruppe eller ansættelsesudvalg.
Ønsker du at give dig selv et billede af hvor mangfoldig din organisation, deling eller besætning er sammensat, så kan du med fordel starte med at besvare følgende spørgsmål:
I hverdagen tænker de færreste af os på, hvor ens eller forskellige vi er. Det kan mange gange være svært at få øje på, om man har en mangfoldig organisation, afdeling, projektgruppe eller ansættelsesudvalg.
Ønsker du at give dig selv et billede af hvor mangfoldig din organisation, deling eller besætning er sammensat, så kan du med fordel starte med at besvare følgende spørgsmål:
- Indgår der både kvinder og mænd? JA/NEJ
- Indgår der både dansk og anden etnisk herkomst end dansk? (vurdering) JA/NEJ
- Indgår der flere fagligheder? JA/NEJ
- Er der en aldersspredning på mere end 10 år? JA/NEJ
Udfaldet kan skabe en bevidsthed om, hvor mangfoldig den aktuelle gruppe er sammensat.
Uanset udfaldet behøver det ikke at betyde, at dit team ikke er velfungerende. Det kan måske udfordre dig til at se på hvilke personlige eller faglige kompetencer, erfaringer, baggrund eller uddannelse du skal søge efter, for at supplere de nuværende medlemmer næste gang der sker en udskiftning eller du skal ansætte.
Stillingsopslag
Skal mangfoldighed indenfor dørene, så er det essentielt, at den ledige stilling bliver set af den rette kandidat, og at man føler sig opfordret til at søge. Derfor er det væsentligt hvordan stillingsopslaget formuleres.
Kompetencer tager mange former. Når du formulerer en kompetenceprofil til et stillingsopslag, kan du stirre dig blind på de kompetencer, du allerede kender til. Forsøg i stedet at beskrive opgaverne, som kandidaten forventes at kunne løse. Således bliver der plads til, at kandidaten selv kan argumentere for, hvordan han eller hun matcher opgaverne – og til, at du kan blive udfordret af, hvordan anderledes kompetenceprofiler kan opfylde jeres behov.
Tænk dig om før du kopierer dit sidste stillingsopslag. Ofte giver det mening, men andre gange kan det være en fordel at teste om indholdet stadigvæk stemmer.
Skal mangfoldighed indenfor dørene, så er det essentielt, at den ledige stilling bliver set af den rette kandidat, og at man føler sig opfordret til at søge. Derfor er det væsentligt hvordan stillingsopslaget formuleres.
Kompetencer tager mange former. Når du formulerer en kompetenceprofil til et stillingsopslag, kan du stirre dig blind på de kompetencer, du allerede kender til. Forsøg i stedet at beskrive opgaverne, som kandidaten forventes at kunne løse. Således bliver der plads til, at kandidaten selv kan argumentere for, hvordan han eller hun matcher opgaverne – og til, at du kan blive udfordret af, hvordan anderledes kompetenceprofiler kan opfylde jeres behov.
Tænk dig om før du kopierer dit sidste stillingsopslag. Ofte giver det mening, men andre gange kan det være en fordel at teste om indholdet stadigvæk stemmer.
Fx er der mange stillingsopslag, hvor der står, at en major skal have VUTII. Der uddannes ikke nye majorer med VUTII, og i dag er der mange dygtige majorer, der er udnævnt på baggrund af et civilt masterstudie eller fordi de har realkompetencer fra fx et civilt job på højt niveau.
De fleste ansatte anvender sociale medier i hverdagen og du vil også opleve, at stillingsopslag aktivt profileres og deles her. Tænk over, om du selv kan gøre en indsats for at profilere et opslag, fx på LinkedIn, Facebook eller lign.
Alle stillingsopslag indenfor koncernen afsluttes med en formulering, der sætter fokus på, at vi i koncernen tillægger mangfoldighed værdi. Formuleringen blev redefineret af Personalestyrelsen i december 2015. Du kan læse mere om det her.
Udvælgelse af kandidater
Når du sidder med ansøgningerne foran dig og skal vælge de mest interessante, skal du nøje overveje hvilke kriterier – du har for udvælgelsen.
Hvis du vil arbejde for en mangfoldig arbejdsplads, skal du gøre dig umage for at være åben overfor ansøgere, som har andre typer kompetencer, erfaringer eller uddannelser end du havde forestillet dig. Tag dig tid til at overveje, om disse kandidater kan løse opgaverne lige så godt - eller måske bedre - end en mere genkendelig profil.
Når du sidder med ansøgningerne foran dig og skal vælge de mest interessante, skal du nøje overveje hvilke kriterier – du har for udvælgelsen.
Hvis du vil arbejde for en mangfoldig arbejdsplads, skal du gøre dig umage for at være åben overfor ansøgere, som har andre typer kompetencer, erfaringer eller uddannelser end du havde forestillet dig. Tag dig tid til at overveje, om disse kandidater kan løse opgaverne lige så godt - eller måske bedre - end en mere genkendelig profil.
Overvej også gerne, hvad førstehåndsindtrykket betyder for bedømmelsen af en kandidats kompetencer. Alle ledere tilkendegiver, at de kun ser på kompetencer, når de udvælger kandidater. Men flere undersøgelser viser, at samme kvalifikationer ofte vurderes meget forskelligt, alt efter navne, billeder, tjenestegren eller ansøgningens grafiske opstilling.
Hvis du vil udfordre dig selv eller dit ansættelsesudvalg, kan du overveje at fjerne alt andet end uddannelse og erfaringer fra ansøgningerne, og se om det ændrer præferencerne.
Under alle omstændigheder kan dette være en god ide at gøre ved første trin i udvælgelsen, da du dermed sikrer, at førstehåndsindtrykket præges af de faglige kompetencer først og kun sekundært af kandidaternes personlighedstræk.
Samtalen
Med få konkrete råd i baghovedet kan du sikre, at vurderingen af ansøgere bliver faglig og relevant og at samtalen bliver en god oplevelse for alle parter.
Det kan i mange tilfælde være et godt udgangspunkt at bede en kollega, der komplementerer dig, deltage ved en samtale eller, hvis du anvender et egentligt ansættelsesudvalg, at sørge for, at det er mangfoldigt sammensat. Det vil betyde, at I har flere fagligheder, køn, arbejdsroller eller aldre repræsenteret. Dermed øger du chancerne for, at se og afdække alle relevante perspektiver, og I giver samtidigt ansøgerne et indtryk af bredden i jeres enhed eller organisation.
Med få konkrete råd i baghovedet kan du sikre, at vurderingen af ansøgere bliver faglig og relevant og at samtalen bliver en god oplevelse for alle parter.
Det kan i mange tilfælde være et godt udgangspunkt at bede en kollega, der komplementerer dig, deltage ved en samtale eller, hvis du anvender et egentligt ansættelsesudvalg, at sørge for, at det er mangfoldigt sammensat. Det vil betyde, at I har flere fagligheder, køn, arbejdsroller eller aldre repræsenteret. Dermed øger du chancerne for, at se og afdække alle relevante perspektiver, og I giver samtidigt ansøgerne et indtryk af bredden i jeres enhed eller organisation.
Samtalen bør primært omhandle opgaver og kvalifikationer. Undgå at inddrage faktorer som ansøgerens politiske anskuelse, seksuelle orientering, alder, helbred eller lignende forhold, der ikke er relevante for ansøgerens arbejdsopgaver. Møder du en kandidat, der er markant forskellig fra jer, kan nysgerrigheden nemt tage over, men det giver en ulige dialog og kan gøre ansøgeren utilpas, hvis man stiller mange spørgsmål til private områder, fx familie eller kulturel bagage. Overvej også om humor, indforstået sprogbrug eller andet kan give anledning til misforståelser og i sidste ende have indflydelse på jeres vurdering af ansøgeren.
Jobsamtalen er måske ansøgerens første personlige møde med den potentielt nye arbejdsplads. Det er lige så vigtigt, at du giver et godt indtryk af, hvem I er, som at I får et nuanceret indtryk af ansøgeren. Uanset om ansøgeren ansættes eller ej, så vil samtalen givetvis blive noget man fortæller venner og familie om. En ansøger som har haft en positiv oplevelse, vil i praksis fungere som en ambassadør for arbejdspladsen i forhold til omverdenen.
Referencer og afgørelse
Inden du vælger hvem du vil tilbyde en ledig stilling, kan det være du vil underbygge din vurdering ved hjælp af referencer.
Vil du indtænke mangfoldighed, er der et par forholdsregler du med fordel kan huske på. Tager du kontakt til en tidligere arbejdsgiver, så fokuser på objektive forhold omkring udførte opgaver og ansvarsområder. Subjektive vurderinger af kandidaten skal du være meget varsom med. Skulle du få oplysninger om forhold du finder problematiske, så lad altid ansøgeren give sin version af sagen.
Inden du vælger hvem du vil tilbyde en ledig stilling, kan det være du vil underbygge din vurdering ved hjælp af referencer.
Vil du indtænke mangfoldighed, er der et par forholdsregler du med fordel kan huske på. Tager du kontakt til en tidligere arbejdsgiver, så fokuser på objektive forhold omkring udførte opgaver og ansvarsområder. Subjektive vurderinger af kandidaten skal du være meget varsom med. Skulle du få oplysninger om forhold du finder problematiske, så lad altid ansøgeren give sin version af sagen.
Er du blevet i tvivl om, om ubeviste forventninger eller utilsigtet forskelsbehandling spiller ind på vurderingen, så prøv at drøfte det med en kollega, der ikke har været en del af processen. Ved at fremlægge dine argumenter for og imod, vil du få testet dine ræsonnementer.
Husk på, at et godt, velbegrundet afslag hjælper ansøgere til at forstå, hvorfor det ikke blev dem, der blev ansat. Nogle virksomheder, der arbejder intensivt med mangfoldighed, er ekstra opmærksomme på at give et velbegrundet og detaljeret svar på, hvorfor udfaldet blev negativt overfor ansøgere med minoritetsbaggrund, for at hjælpe ansøgeren videre i fremtidige ansøgninger.
Ansættelse af den nye medarbejder
Når du indgår en aftale med din nye medarbejder, er der en række praktiske ting man skal være opmærksom på.
For nogen vil lønforhandling, fagligt tilhørsforhold og ansættelsesvilkår kræve introduktion. FPS' HR konsulent står for en lang række af de administrative forhold relateret til løn og overenskomst.
Afhængigt af den nyansattes baggrund og erfaring fra arbejdsmarkedet, fx indenfor koncernen eller det aktuelle tjenestested i Forsvaret, kan det være nødvendigt at introducere hvordan lønnen forhandles og hvilke argumenter, der inddrages i forhandlingen.
I Danmark har vi en stærk tradition for, at fagligt tilhørsforhold spiller ind på ansættelsesvilkår og det kan opleves som store forskelle, hvis man ikke kender til det, fx hvis du ansætter en udenlandsk medarbejder.
Når du indgår en aftale med din nye medarbejder, er der en række praktiske ting man skal være opmærksom på.
For nogen vil lønforhandling, fagligt tilhørsforhold og ansættelsesvilkår kræve introduktion. FPS' HR konsulent står for en lang række af de administrative forhold relateret til løn og overenskomst.
Afhængigt af den nyansattes baggrund og erfaring fra arbejdsmarkedet, fx indenfor koncernen eller det aktuelle tjenestested i Forsvaret, kan det være nødvendigt at introducere hvordan lønnen forhandles og hvilke argumenter, der inddrages i forhandlingen.
I Danmark har vi en stærk tradition for, at fagligt tilhørsforhold spiller ind på ansættelsesvilkår og det kan opleves som store forskelle, hvis man ikke kender til det, fx hvis du ansætter en udenlandsk medarbejder.
Introduktion af nye kolleger
For at få en god start, skal nye medarbejdere føle sig velkomne i din enhed, afdeling eller besætning. I den forbindelse har det betydning om de forstår omgangstonen, arbejdsformen og de uskrevne regler, der er unikke for den nye arbejdsplads.
Hvis du som chef eller leder ikke selv er opmærksom på kulturen på jeres arbejdsplads, kan det være svært at lukke nye ind – ikke fordi, I ikke ønsker at være åbne, men fordi uskrevne regler kan blokere. Det kan være uskrevne regler om, hvordan I deler arbejdsopgaver mellem jer, eller hvordan I orienterer hinanden om møder og beslutninger. Det kan også være praktiske forhold på arbejdspladsen, som former dagen, fx måltider, pauser eller træning.
Det er en god idé at arbejde på at være bevidste om jeres kultur og uskrevne regler (som særligt ved militære enheder kan være meget stærk) så I kan introducere nye kollegaer til kulturen og de uskrevne regler. Du kan eventuelt overveje, om der er behov for en mentorordning.
Sidst opdateret 13. december, 2023 - Kl. 11.36