Generelt kan en anden medarbejder varetage stillingen, eller den kan stå ubesat i en periode, mens arbejdsopgaverne enten fordeles mellem andre medarbejdere eller ikke løses i en periode.

Beslutter chefen, at der er et tjenstligt behov for, at stillingen skal varetages, vil en medarbejder fra et lavere funktionsniveau indstilles til midlertidigt at varetage stillingen. Dette kan udløse et funktionsvederlag.

Et eventuelt funktionsvederlag skal aftales/forhandles før stillingsvaretagelsen påbegyndes (gælder dog IKKE for CS og HKKF), jf. PAV kap. 27 (og funktionsaftalen).

For CS og HKKF’s områder er der centralt aftalt honorering for funktion i højere stilling og supplerende opgavevaretagelse.

Funktion i højere stilling er af midlertidig karakter, og der skal derfor slutdato på alle aftaler. Slutdatoen skal være senest to år fra funktionsperiodens start. En funktionsperiode kan dog godt have en varighed på over to år, men man vil så skulle udarbejde en ny aftale om funktionsvederlag ved udløb af den toårige periode. OBS: Dette gælder ikke HOD ved indgåelse af aftale om funktionsvederlag i forbindelse med uddannelsesaftale.

Indstillingen om midlertidig højere aflønning fremsendes, eventuelt efter endt forhandling, pr. mail til FPS myndighedspostkasse og FRS myndighedspostkasse.

Karenstid
Før en medarbejder kan honoreres for varetagelse af funktion i højere stilling, skal vedkommende have virket i den højere funktion i et antal arbejdsdage kaldet karenstiden. Ved ferieafløsning er karenstiden typisk længere. Når karenstiden er overstået oppebæres honorering i form af funktionsvederlag for hele perioden.

Afbrydes funktionen i karenstiden, påbegyndes ny karenstid, når funktionen genoptages. Afvikling af fridage og afspadsering er undtaget.

Uddannelsestillæg for tjenestemandsansatte officerer Tjenestemandsansatte officerer, der fungere i højere stilling, skal have det uddannelsestillæg, der er forbundet med den højere stilling. 

Dette gælder uanset, om der er tale om funktion i højere stilling på baggrund af en beordring eller efter ansøgning.

Præcisering
Hvis en officer modtager funktionsvederlag som følge af uenighed (hvor funktionsvederlaget beregnes som forskellen mellem lønnen i medarbejderens egen stilling og lønnen i den højere stilling), så skal funktionsvederlaget også tages op til forhandling, såfremt medarbejder eller chef ønsker at forhandle om medarbejderens øvrige løn (fx kvalifikationstillæg).