Aktindsigt

Er det medarbejderen selv - eller vedkommendes organisation eller advokat, der på vegne af medarbejderen, søger aktindsigt, er det forvaltningslovens regler, der gælder. Er det derimod udenforstående, herunder også en faglig organisation, der ikke repræsenterer medarbejderen, er det offentlighedslovens regler, der gælder.

1. Partsaktindsigt
Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.

Der skal efter modtagelse af en anmodning om aktindsigt snarest tages stilling til, om en anmodning kan imødekommes og i givet fald i hvilket omfang.

Anmodningen skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen medmindre sagen er meget kompleks. Den pågældende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Omfang
Retten til aktindsigt omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der vedrører sagen, ligesom vedkommende også har ret til at blive gjort bekendt med indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende sagens dokumenter.

Retten til aktindsigt omfatter ikke interne arbejdsdokumenter med mindre dokumentet alene

• gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning i sagen
• indeholder oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere, eller
• er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden klarhed med hensyn til faktiske omstændigheder.

Dog skal meroffentlighed altid overvejes, jf. nærmere nedenfor.

Det er også vigtigt at være opmærksom på, at hvis et internt arbejdsdokument bliver udleveret til en anden myndighed, er det ikke længere internt, og dermed er det herefter omfattet af retten til aktindsigt.

I øvrigt omfatter retten til aktindsigt ikke visse særlige dokumenter. Det kan f.eks. være brevveksling med sagkyndige (eksempelvis Kammeradvokaten) til brug i retssager eller ved overvejelse af, om en retssag bør føres.

Oplysninger vedrørende faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i f.eks. interne arbejdsdokumenter, skal dog meddeles, når der søges aktindsigt. Ekstrahering kan foretages ved, at skrive oplysningerne, der skal gives aktindsigt i, over i et andet dokument eller ved at dække de øvrige oplysninger i dokumentet.

Meroffentlighed
Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, om der kan gives aktindsigt i videre omfang. Reglen er her, at det kan der, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven. Vil man ikke give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, skal det begrundes.

Udsættelse af sagsbehandling
Anmoder en part om aktindsigt under behandlingen af en sag og anmodningen skal imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet parten adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, med mindre en udsættelse vil medføre overskridelse af en lovbestemt frist for sagens afgørelse eller partens interesse i udsættelse bør vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler mod udsættelse. 

2. Aktindsigt for den, der ikke er part i en sag
Retten til aktindsigt for personer, der ikke er part i en sag (herunder en personalesag) er reguleret af offentlighedsloven. Det følger heraf, at enhver har ret til aktindsigt eksempelvis journalister.

Der skal efter modtagelse af en anmodning om aktindsigt snarest tages stilling til, om en anmodning kan imødekommes og i givet fald i hvilket omfang. Anmodningen skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen med mindre sagen er meget kompleks. Den pågældende skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Særligt om sager om enkeltpersoners ansættelse
Sager om enkeltpersoners ansættelse i det offentliges tjeneste er som udgangspunkt ikke undergivet aktindsigt for andre end medarbejderen selv. En sag er i denne sammenhæng den eller de sager, der oprettes ved en medarbejders tiltræden eller senere og hvorpå der løbende lægges oplysninger om f.eks. lønforhold, ferieregnskab, sygelister, personalebedømmelser o.l.

Er den der søger aktindsigt i en medarbejders personalesag ikke i besiddelse af en fuldmagt fra medarbejderen, skal der dog gives aktindsigt i oplysninger om den ansattes navn, stilling, uddannelse (dog ikke eksamenskarakterer), nuværende og tidligere men ikke fremtidige arbejdsopgaver og kurser, tjenesterejser og lønmæssige forhold, herunder både grundløn, merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktionstillæg, særlige tillæg, fratrædelsesgodtgørelse og pension m.v. De nærmere omstændigheder i forbindelse med tildeling af tillæg eller indgåelse af aftale om fratrædelsesgodtgørelse er der derimod ikke ret til aktindsigt i.

For ansatte i chefstillinger (typisk stillinger som kontorchef og højere, herunder militære stillinger, der svarer hertil), er imidlertid disciplinære reaktioner af advarsel eller derover omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt inden for et tidsrum af 2 år efter, at den endelige afgørelse blev truffet. Det er dog kun oplysninger om selve den disciplinære reaktion, der er undergivet aktindsigt. Andre dokumenter og oplysninger i sagen (kopi af protokol for tjenstlige forhør og forhørslederens beretning) er ikke omfattet.

Orientering
Bliver der fremsat en anmodning om aktindsigt i en medarbejders personalesag, underrettes medarbejderen herom med angivelse af, hvem der har fremsat anmodningen, og når der er truffet afgørelse om aktindsigt, underrettes den ansatte om, hvilke oplysninger i sagen, der er udleveret.

Interesse i sagen
Der kan ikke stilles krav om, at den, der anmoder om aktindsigt i f.eks. en personalesag, skal begrunde begæringen eller have en særlig interesse i sagen. Der vil dog kunne gives afslag på en begæring om aktindsigt i klare tilfælde af misbrug – f.eks. hvis der chikanemæssigt gentagne gange søges aktindsigt i de samme dokumenter, eller hvor der begæres aktindsigt i et meget stort antal sager, som helt klart er uden for interesse for den, der beder om aktindsigt.

Begrænsninger
Oplysninger i interne dokumenter (dokumenter til eget brug og brevveksling inden for samme myndighed) er som udgangspunkt undtaget fra adgangen til aktindsigt. Interne dokumenter mister dog deres ”interne” karakter, hvis de afgives til udenforstående f.eks. sendes til en anden myndighed. Vær også opmærksom på, at brevveksling med en medarbejder om dennes egne personalemæssige forhold ikke er interne dokumenter. Det skyldes, at medarbejderen deltager i brevvekslingen som part i den pågældendes egen sag og ikke på myndighedens vegne.

Borgeren/medarbejderen har som udgangspunkt ikke krav på hele tiden at blive holdt orienteret om tilgang af nye dokumenter til sagen (kaldet løbende aktindsigt). Der kan heller ikke stilles krav om, at en myndighed tilvejebringer eller udarbejder dokumenter, der ikke allerede foreligger i sagen eller som lovligt er destrueret.

Endvidere kan der eksempelvis ikke søges aktindsigt i enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold.

En række særlige dokumenter f.eks. brevveksling med sagkyndige (det kunne eksempelvis være Kammeradvokaten) til brug i retssager eller ved overvejelse af, om en retssag bør føres, er undtaget fra aktindsigt, og endelig kan oplysninger, der ellers ikke er undtaget fra aktindsigt tilbageholdes, hvis det er nødvendigt for at beskytte visse væsentlige hensyn – f.eks. hvis det er nødvendigt for at forebygge lovovertrædelser. Navn og andre oplysninger om en sagsbehandler kan således tilbageholdes, hvis der er konkret formodning for, at den pågældende ellers vil blive udsat for repressalier. Det er også muligt at begrænse aktindsigten i det omfang, at det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Ekstraheringspligt
Oplysninger om faktiske omstændigheder af væsentlig betydning for et sagsforhold skal uddrages, selvom oplysningerne alene forekommer i f.eks. interne dokumenter eller i brevveksling med sagkyndige om en sag. Ekstrahering kan foretages ved, at skrive oplysningerne, der skal gives aktindsigt i, over i et andet dokument eller ved at dække de øvrige oplysninger i dokumentet.

Meroffentlighed
Det skal i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overvejes, om der kan gives aktindsigt i videre omfang. Reglen er her, at det kan der, medmindre det vil være i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt og regler i persondataloven. Vil man ikke give aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, skal det begrundes.

Kontaktoplysninger
Du kan skrive sikkert til FPS via: https://minside.borger.dk/post?function=inbox&mailboxid=12610