Før stillingen bliver slået op
Den enkelte myndighed beslutter om ledige stillinger skal genopslås. Det kan være, at myndigheden står overfor strukturelle ændringer eller ikke har den fornødne lønsum og derfor vælger at lade enkelte stillinger være vakante. Så snart en myndighed har besluttet sig for at genbesætte en stilling, Opretter lederen en søgeordre via E-rekruttering. Søgeordren lander hos den relevante bemandingsafdeling i Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS). 

Inden stillingen bliver slået op undersøger bemandingsafdelingerne om der er medarbejdere, der står uden job fx som følge af endt udstationering eller strukturændringer. Hvis der er et match mellem de efterspurgte kompetencer og medarbejdere, undlades opslag, og stillingen kan straks besættes via denne jobbank.”

Stillingsopslag
Skal stillingen slås op, kontaktes chef/leder af en HR-konsulent fra bemandingsafdelingen for at aftale det nærmere forløb. Dialogen skal bl.a. afklare ansøgningsfrist, ønske om screening af ansøgere, supplerende tekst til stillingsopslag og tidspunkt for eventuelle samtaler.

HR-konsulenten udarbejder et udkast til et stillingsopslag og sender dette til godkendelse ved chefen. Herefter slås stillingen op på karriere.forsvaret.dk/job. Ansøgningerne sendes elektronisk direkte fra den enkelte medarbejder til FPS. FPS skal dog opfordre til, at man orienterer sin nærmeste chef/leder, men dette er ikke et krav.
 
Når ansøgningsfristen er udløbet, gennemgår HR-konsulenten ansøgningerne. Afhængig af det aftalte forløb, kan HR-konsulenten screene kandidaterne og efterfølgende fremsende kandidatliste til chef/leder.

Samtaler
Alle modtagne ansøgninger bliver behandlet med diskretion. Det betyder, at kun nødvendige medarbejdere involveres i processen og, at der udvises respekt i forhold til de referencepersoner, som opgivet i ansøgningen. Chef/leder må derfor ikke, uden forudgående aftale, kontakte kandidaternes nuværende eller tidligere chef/leder, medmindre disse er opgivet som reference.

FPS anbefaler, at der som hovedregel gennemføres samtaler. Chef/leder indkalder eventuelt i samarbejde med HR-konsulenten, de ønskede kandidater. Det anbefales, at VTC, Skype eller telefon anvendes i størst muligt omfang af hensyn til arbejdstid og økonomi. Hvis en chef/leder ønsker, at kandidaten kommer til samtale, skal chef/leder selv afholde udgiften ved brug af eget ordrenummer. Ønsker ansøgeren rejseudgifter(ne) betalt, skal han/hun oprette en rejseordre og få nærmeste chef/leder til at godkende. I den forbindelse gives der tjenestefri med løn (maksimalt en dagsnorm) til deltagelse i samtaler. Refusion af rejseudgifter gælder kun for medarbejdere, der allerede er fastansat i Forsvaret.

Forhandling af løn og tillæg
Uanset om kandidaten er valgt i forlængelse af en samtalerunde eller uden, at der har været gennemført samtaler, så skal den valgte kandidat kontaktes med henblik på forhandling af løn og tillæg. Følgende procedure er gældende:

• Tjenestemandsansat militært personel (HOD) forhandles direkte med kandidaten. Chef/leder udfærdiger lønaftaler og fremsender til FPS og HOD.
• Overenskomstansat militært personel (HOD) forhandles via den lokale tillidsrepræsentant ved myndigheden. Chef/leder udfærdiger lønaftale(r) og fremsender til FPS og HOD.
• Civile specialkonsulenter og chefkonsulenter, eller medarbejdere i LR36 forhandles direkte med kandidaten. Chef/leder udfærdiger lønaftale(r) og fremsender til FPS og DJØF/IDA m.fl.
• Militært personel (CS/HKKF) forhandles via den lokale tillidsrepræsentant ved myndigheden. Chef/leder udfærdiger lønaftale(r) og fremsender til FPS.
• Øvrigt civilt personel forhandles via den lokale tillidsrepræsentant /faglige organisation. Chef/leder fremsender resultatet til FPS HR-konsulenten, der udfærdiger lønaftale(r) og fremsender til underskrift hos tillidsrepræsentant /faglige organisation.

Beslutning
Senest to arbejdsdage efter sidst afholdte samtale, skal chef/leder træffe beslutning om valg af kandidat. Kandidaten kontaktes herefter med henblik på forhandling af løn og tillæg for civile medarbejdere og på sigt personlige kvalifikationstillæg for de militære medarbejdere.
 
Er kandidaten allerede ansat i forsvaret, og accepterer vedkommende ansættelsen og aftale om løn og tillæg, skal han/hun straks orientere nuværende chef/leder, så denne kan indlede dialog med modtagne chef/leder om skiftetidspunkt. Som hovedregel skiftes stilling med et varsel på tre måneder efter først kommende månedsskift. Eksempel:

• Beslutning/aftale indgået 17. april.
• Seneste skiftedato bliver således 1. maj + 3 måneder = 1. august.

Kan der ikke opnås enighed om skiftetidspunkt mellem to chefer/ledere under samme NIV II-myndighed, afgøres tvisten ad kommandovejen. Er der tale om to chefer/ledere fra forskellige NIV II-myndigheder inddrages FPS (HR-konsulenten).
 
Afslutning
Når der er truffet beslutning om skiftetidspunkt, skal modtagende chef oplyse herom til HR-konsulenten som vil oprette tilhørende befaling i BAS. HR-konsulenten afslutter herefter ansøgningsprocessen i Online Rekruttering.