Når du skal holde karrieresamtaler med dine medarbejdere

Hvorfor karrieresamtaler?

Det er vigtigt at understrege, at det er medarbejderen selv, der har ansvaret for sin karriere. Dit ansvar er, at støtte og rådgive dine medarbejdere når/hvis de ønsker det.

Det anbefales, at du som chef laver en forventningsafstemning med dine medarbejdere. Du skal kunne guide dine medarbejdere i den rigtige retning og støtte dem i deres karriereovervejelser. Du skal naturligvis støtte medarbejderen, men det er lige så vigtigt, at du forholder dig kritisk til medarbejderens ønsker. Medarbejderen skal gå fra sin udviklingssamtale med et realistisk billede af sine karrieremuligheder.

Forslag til fremgangsmåde

I din travle hverdag er nye forpligtigelser, formentlig det sidste du behøver. Derfor skal denne opgave løses med værktøjer, som du forhåbentlig kender i forvejen. Værktøjet og rammen skal derfor være FOKUS. Der skal være særligt fokus på udviklingsdelen, i form af udviklingssamtalen. Det er dog svært at komme i mål med samtalen om karriere, hvis du og medarbejderen ikke har haft mulighed for at forberede jer grundigt på udviklingssamtalen. (Se pkt. ”Forberedelsen er vigtig”) For at få karrieresamtalen på rette kurs anbefaler vi, at du anvender følgende fremgangsmåde:

Du kan læse mere i de forskellige emner nedenfor. 

Tiltrædelsessamtale

• Her bør du allerede gøre opmærksom på medarbejderens ansvar for egen karriere, og dit ansvar for at vejlede, hvis medarbejderen ønsker det.
• Du kan herudover henstille til, at medarbejderen gør sig tanker om egen fremtid, ambitioner, karrierespor og eventuelle konkrete stillinger.
• Afslutningsvis kan du henvise til HR-portalen med fokus på karriere/kompetence. Alt sammen i bestræbelsen på at gøre den senere udviklingssamtale så konkret og udbytterig som mulig.

Varsel om udviklingssamtale

• Her giver du medarbejderen et varsel om den forestående udviklingssamtale. Rammen er FOKUS’ udviklingskontrakt.
• Du henviser til de overordnede punkter vedrørende karriere, som blev drøftet til tiltrædelsessamtalen eller ved seneste udviklingskontrakt.
• Du kan sende links til HR-portalen, herunder karrieresitet, alt efter hvor bevidst medarbejderen er om de værktøjer, der findes.
• Du anmoder medarbejderen om, i sin generelle forberedelse til udviklingssamtalen, at fremsende de områder, som medarbejderen ønsker vejledning om.

Udviklingssamtalen

• Fokus for samtalen er stadig medarbejderens udvikling i forhold til nuværende opgaver, og de kvalifikationer, der kræves i den forbindelse.
• Under pkt. 6 ”ønsker på længere sigt” kan I drøfte karriere og beskrive de aftaler, der er indgået.
• Drøft, og nå frem til en gensidig forståelse af, at du er vejleder og medarbejderen selv har ansvaret for sin karriere.
• Afslutningsvis er det vigtigt, at I er enige om de gensidige forpligtigelser.
• Udviklingskontrakten skal efterfølgende udleveres eller sendes til medarbejderen.

Opfølgning
Der kan naturligvis være behov for et opfølgende møde, men for ikke at bruge for meget tid, vil det være hensigtsmæssigt at oparbejder en fælles forståelse for, at næste samtale om karriere, er ved næste udviklingssamtale.
Laver I tilføjelser til udviklingskontrakten er det vigtigt, at både du og din medarbejder godkender disse.

Forberedelsen er vigtig
Det kan anbefales, at du samler dine medarbejdere og gennemgår den valgte metode for kompetence- og evt. karriereudvikling. Hermed skaber du et samlet grundlag for de forestående udviklingssamtaler.

Mange har prøvet, at udviklingssamtalen kan være svær at gøre konkret. Det kan hænge sammen med, at chef og medarbejdere ikke har forberedt sig tilstrækkeligt. Det er ikke nok, at medarbejderen siger til dig, ”Jeg vil godt tale karriere”. Medarbejderen bør være konkret, ellers bliver vejlederopgaven meget svær for dig, og samtalen kan blive lang og ustruktureret.

De fleste chefer har i det daglige mange små samtaler med deres medarbejdere. Indholdet af disse kan være væsentlige i forhold til den årlige udviklingssamtale. Disse samtaler kan være svære at huske, når man sidder i udviklingssamtalen. Du kan med fordel opfordre medarbejderen til at sende en mail med det drøftede, gerne i rammen af udviklingskontrakten. På den måde bliver udviklingskontrakten også mere konkret. 

Når du indkalder medarbejderen til udviklingssamtale, skal der fremgå andet end ”tid og sted”. Indholdet af indkaldelsen skal naturligvis afstemmes i forhold til, hvor fortrolig medarbejderen er med udviklingssamtalen.

Indkaldelsen kan indeholde:

• link til udviklingskontrakten
• link til vejledningen i tiltrædelse og udviklingsdelen
• medarbejderens tidligere ønsker om karriere (fra tiltrædelse eller seneste udviklingskontrakt)
• medarbejderens konkrete beskrivelse af den ønskede støtte fra dig vedrørende karriere.

Hvad kan du som chef spørge om
Dine spørgsmål som chef kan være styrende for, hvor konkret medarbejderen har forberedt sig til samtalen. Når du udsender varsel om udviklingssamtale, kan du som chef stille spørgsmål til medarbejderen, der gør det nemmere for medarbejderen at forberede sig.

Spørgsmålene kan være:

• Hvad er dine ambitioner i forhold til strukturbestemte uddannelser?
• Ønsker du at blive i nuværende karrierespor eller overvejer du at skifte?
• Hvordan forholder du dig til tjeneste i andet geografisk område end det nuværende?
• Hvad ønsker du at drøfte under pkt. 6 - ’Ønsker på længere sigt’?
• Hvad er dine forventninger til samtalen?

Når I gennemfører selve samtalen, vil dine spørgsmål som chef naturligvis være målrettet det medarbejderen har fremsendt. Igen er det vigtigt at understrege, at medarbejderne ikke kan forvente, at du har konkrete svar på alt, men at du naturligvis prøver at støtte medarbejderen i sin søgen efter den rette karriere. Du skal naturligvis støtte medarbejderen, men du bør også være den, der udfordrer medarbejderens ønsker, for at se om de har hold i virkeligheden. Det kan være i forhold til geografi, familiære forhold, evner kontra ambitioner, osv.

Gennemførelsen
Disponibel tid til samtalen er naturligvis individuelt fra chef til chef, men det er vigtigt, at du er realistisk, da der er mange punkter, man skal igennem. Erfaringen er dog, at jo bedre forberedt medarbejderen og chefen er, jo kortere tid er der behov for.Igen er det vigtigt, at du og medarbejderen er loyale over for det medarbejderen har fremsendt.

Er det aftalt, at I skal drøfte muligheder for en seniorsergent i karrieresporet ”operationer/efterretninger” ved den værnsfælles forsvarskommando i Karup, så skal I ikke tale mulighederne for en HR-stilling ved FPS. Hvis medarbejderen ”kun” er der, hvor medarbejderen har behov for støtte til at vælge et nyt karrierespor, så er det naturligvis i orden. Medarbejderen kan så ikke forvente, at chefen bliver mere konkret.

Hvis du og medarbejderen, under samtalen, finder ud af, at medarbejderens fremsendte spørgsmål ikke længere er relevante, er det bedre at aftale en ny samtale, hvor du, på baggrund af medarbejderens input, får ny mulighed for at forberede dig. Med et ansøgningssystem giver det sig selv, at du ikke kan love noget, i forhold til konkrete stillinger.

Det er vigtigt, at medarbejderen ikke går fra samtalen med et indtryk af, at medarbejderen nu har en aftale med dig om en stilling uden for egen myndighed. Du skal ikke ned og tale enkelte stillinger, men kan f.eks. fortælle den pågældende seniorsergent, hvordan man arbejder med operationer og/eller efterretninger ved den værnsfælles forsvarskommando i Karup.

Hvad spørger medarbejderne typisk om og hvad gør du som chef
Som tidligere beskrevet er det vigtigt, at medarbejderen ikke kommer med forventninger til samtalen, som du ikke kan indfri. Derfor er din forventningsafstemning med medarbejderen, samt udsendte varsel om udviklingssamtale, meget vigtig. Hvis ikke denne forventningsafstemning er gennemført, kan du blive mødt af spørgsmål som:

• Jeg vil gerne være chef, hvordan gør jeg mig mest attraktiv til at få en chefstilling?
• Jeg ved der er en ledig stilling i… kan du hjælpe mig med at få den?
• Jeg vil gerne på videreuddannelse, hvordan kommer jeg nemmest det?

Ovenstående vil være meget svært at svare konkret på, men du kan naturligvis stadig give overordnede og generelle svar, men dem kan medarbejderen også selv finde på HR-portalen.

Spørgsmålene skal mere være i retning af:

• Jeg har prøvet de fleste seniorsergentstillinger ved JDR og vil gerne søge nye udfordringer indenfor ’operationer eller efterretninger’ ved den værnsfælles forsvarskommando i Karup. Hvordan ser du arbejdet med efterretninger foregår ved den værnsfælles forsvarskommando som M231?
• Jeg har nu været i ”materiel/logistik” karrieresporet i 10 år og vil gerne gøre mig bredere anvendelig. Jeg har derfor behov for støtte til valg af et nyt eller sekundært karrierespor.
• Jeg har arbejdet med HR ved FPS og kunne godt tænke mig en stilling ved en HR-partner. Hvad laver man der?
• Jeg har set en stilling, hvor man skal udstationeres. Vil du anbefale mig at søge den?
• Som C200 ønsker jeg at fortsætte med at arbejde med økonomi, men vil gerne have en stilling ved FMI, ved du hvilke økonomistillinger der er dér?

Den velforberedte medarbejder forventer ikke en gentagelse af det medarbejderen selv kan læse på nettet, men måske mere en fortolkning af det der står. Som chef kan du i ovenstående tilfælde vælge følgende fremgangsmåde:

• Bruge karrieresitet og læse relevante karrierespor. Det kan skabe et grundlag og måske en ide om, hvem man som chef kender og som kan hjælpe.
• I det omfang man ikke selv har tilstrækkelig viden, kontakte eget netværk i den pågældende organisation, hvor medarbejderen ønsker informationer fra.
• Er netværket indforstået med det, kan chefen lade sin medarbejdere ringe til en anden chef, for at få så konkrete svar så muligt.
• Søg oplysninger på pågældende organisations hjemmeside.
• Kontakt den pågældende organisation

Hvor får du mere viden - og rådgivning

• Forsvarets karriereudviklingsstrategi beskriver de overordnede rammer for karriereudvikling i Forsvaret
• Karrieresitet beskriver de forskellige karriereorienteringer
• Kompetencesitet samler Forsvarets uddannelser
• Chefens side indeholder artikler og værktøjer til dig som chef
• FOKUS-sitet tilbyder vejledning og skabelon til udviklingssamtaler
• HR-rådgivningen kan kontaktes via HR-portalen eller på telefon 7281 900 (tast 4), hvor du kan hente hjælp fra FPS, hvis du ikke kan finde svaret på HR-portalen
• Dit netværk – måske kender du en chef i den givne myndighed, eller en der arbejder inden for et givent område og kan høre til muligheder og erfaringer samt, hvad der kræves af medarbejderen
• Chefkollegaer – måske har dine kolleger erfaring med at vejlede en eller flere medarbejdere om karrieremuligheder. Det er oplagt at høre, hvordan de har gjort – hente viden og få dos and don’ts med på vejen
• Karriere.forsvaret.dk/job giver et overblik over ledige stillinger i Forsvaret.