I puljen af stillinger til bemanding indgår de stillinger, som skal bemandes i det følgende halvår. Det vil sige stillinger, hvor vakance er kendt på forhånd, fx udlandsstillinger, tidsbegrænsede stillinger eller stillinger, der bliver ledige ved pension. Derudover indgår stillinger, der bliver vakante som følge af sygdom eller selvvalgt afsked.

Proces
Før stillingerne kommer i opslag, vil det på HR-portalen fremgå, hvilke kendte stillinger det vil være muligt at søge ved næste bemandingsproces. Chefer i oberst- og kommandørstillinger kan vælge at bringe egen stilling i denne pulje, efter godkendelse af styrelseschefen.

Forsvarsministeriets Personalestyrelse vil, i dialog med de rekrutterende chefer, udarbejde et samlet stillingsopslag, hvoraf det tydeligt fremgår, hvilken profil samt hvilke kompetencer og kvalifikationer, der søges til de givne stillinger. Samtlige chefer i chefpuljen, (oberstløjtnanter og kommandørkaptajner, som er vurderet egnet til udnævnelse, samt alle oberster og kommandører, herunder de åremålsansatte generalmajorer og kontreadmiraler, der skal i tilbagegangsstillinger) kan søge stillingerne. Tidligere militært ansatte i chefgruppen kan ligeledes søge de ledige stillinger.

Ansøgning
Ansøgeren skal, foruden motivation, prioritere sine ønsker til stillinger samt gøre opmærksom på særlige forhold, som rekrutterende chef/FPS skal være opmærksom på. Der stilles kun krav om, at kandidaten skriver én stillingsspecifik ansøgning, hvortil ansøgeren blot kan angive en motiveret begrundelse for, hvilke andre stillinger vedkommende har interesse i. Det står ansøgeren frit for at skrive ansøgninger til hver stilling, han eller hun ønsker at søge. Alternativt kan ansøgeren også udarbejde en samlet ansøgning med angivelse af flere stillinger, uden at disse prioriteres.
Ansøgeren er ikke sikret sin førsteprioritet eller øvrige prioriteter, men kan blive beordret i egen eller anden stilling.

Screening
FPS screener samtlige kandidater og udarbejder et oplæg til de rekrutterende chefer. De rekrutterende chefer og FPS’ direktør afholder samtaler med kandidater til stillinger i deres respektive myndigheder.

Beslutningskompetence
Forsvarschefen, eller en af ham udpeget person, leder bemandingsprocessen. Faste deltagere er endvidere FPS’ direktør, der ligeledes har ansvaret for at facilitere processen samt de rekrutterende chefer. For stillinger på oberst- og kommandørniveauet vil rekrutterende chef typisk være værnscheferne og styrelsescheferne (hvis disse har stillinger i puljen).

Alle deltagere i bemandingsprocessen skal som udgangspunkt nå til enighed om udvælgelsen af kandidater.

De rekrutterende chefer gives et ansvar for at understøtte en helhedsorienteret chefbemanding på tværs af ministerområdet og får et stort handlerum til at sammensætte chefgruppen inden for egen myndighed. De rekrutterende chefer har endvidere et ansvar for den samlede bemanding og skal inddrage dette i deres overvejelser.

Tilbagemelding
De rekrutterende chefer koordinerer indbyrdes, hvem der giver tilbagemelding til kandidater. Som udgangspunkt får kandidaten en tilbagemelding fra den rekrutterende chef, som vedkommende har været til samtale ved.

FPS støtter ligeledes i denne del af processen, men det er chefen med beslutningskompetencen, som har ansvaret over for kandidaten.Tilbagemeldingen vil tage udgangspunkt i bl.a. vurderingsparametrene og vil inkludere en konkret begrundelse for, hvorfor kandidaten ikke fik det pågældende job. Heri vil følgende kunne indgå:

• Hvilke kompetencer er der lagt vægt på.
• Forslag til faglig såvel som personlig udvikling.
• Konkret tilbagemelding på jobansøgning og samtale med forslag til forbedringer til næste gang fx i forhold til kandidatens motivation, vision for stillingen m.v.

FPS giver tilbagemeldinger til kandidater, som ikke er blevet taget i betragtning til de opslåede stillinger. De rekrutterende chefer støtter FPS i denne tilbagemelding.